Finanțele A.L.E.
Ultima actualizare:
De unde vin resursele Sindicatului, cine poate aproba o cheltuială, ce verifică Trezorierul și cum pot membrii urmări bugetul și execuția lui.
Cotizația ta nu cumpără un serviciu individual. Contribuie la puterea colectivă a organizației din care faci parte.
Din aceste resurse pot fi susținute reprezentarea, negocierile, asistența, organizarea, comunicarea, programele pentru membri și funcționarea Sindicatului.
Tocmai de aceea trebuie să poți verifica trei lucruri: ce resurse are A.L.E., pentru ce au fost aprobate și cum au fost folosite.
De unde vin banii A.L.E. și cum poți verifica unde merg?
Un sindicat are nevoie de resurse pentru a putea negocia, reprezenta, apăra, comunica și organiza.
Dar resursele Sindicatului nu sunt banii conducerii.
Fiecare leu trebuie să aibă o sursă, o destinație, un circuit de aprobare și o urmă verificabilă.
Există un buget
Veniturile și cheltuielile trebuie planificate și aprobate de organul competent, nu stabilite informal pe măsură ce apar nevoile.
Cheltuiala trebuie aprobată
Existența banilor în cont nu înseamnă că orice persoană din conducere îi poate utiliza după propria apreciere.
Plata trebuie documentată
Contractele, facturile, recepția, încadrarea bugetară și celelalte documente necesare trebuie să permită reconstruirea operațiunii.
Rolurile sunt separate
Cel care propune, cel care aprobă, cel care verifică documentele, cel care autorizează plata și cel care controlează nu trebuie confundați într-o singură funcție.
Membrii pot verifica
Bugetul, execuția, cotizațiile și plățile agregate și celelalte informații prevăzute de regulile A.L.E. trebuie puse la dispoziția membrilor în regimul de acces aplicabil.
Există control independent
Comisia de cenzori verifică activitatea financiară în propriul mandat și nu poate fi substituită de conducerea executivă.
De unde pot veni resursele A.L.E.?
Resursele Sindicatului pot proveni din sursele permise de lege, Statut și actele A.L.E.
Cotizațiile membrilor
Sunt una dintre principalele surse prin care membrii susțin funcționarea independentă a organizației.
Donații și sponsorizări
Pot fi acceptate numai în condițiile legii și ale regulilor de integritate, fără ca finanțarea să cumpere influență asupra deciziilor Sindicatului.
Proiecte și finanțări
A.L.E. poate utiliza surse de finanțare permise pentru proiecte compatibile cu scopul sindical și cu independența organizației.
Alte venituri legale
Activitățile și veniturile permise de lege și Statut pot completa resursele organizației, cu evidență distinctă atunci când natura lor o cere.
Sursa finanțării nu poate modifica scopul Sindicatului și nu poate transforma finanțatorul într-un decident intern.
Cotizația ta nu dispare într-un cont comun fără explicații
Cotizațiile intră în resursele organizației și sunt utilizate potrivit bugetului și regulilor aprobate.
Ele pot susține, după caz:
activitatea de negociere și reprezentare;
asistența sindicală și juridică;
organizarea membrilor și a structurilor teritoriale;
programele de sprijin și facilitățile aprobate;
formarea și informarea membrilor;
infrastructura administrativă și digitală;
serviciile profesionale necesare;
și celelalte activități statutare aprobate.
Cotizația nu oferă unei persoane din conducere drept de dispoziție personal asupra banilor.
Bugetul spune ce ne propunem. Execuția spune ce am făcut în realitate.
Un buget nu este suficient dacă la sfârșitul perioadei nimeni nu compară planul cu realitatea.
Bugetul aprobat
Arată veniturile estimate și destinațiile pentru care au fost aprobate resursele.
Execuția bugetară
Arată veniturile și cheltuielile realizate și permite compararea lor cu ceea ce fusese aprobat.
Abaterile
Dacă o categorie de cheltuieli diferă semnificativ de buget, diferența trebuie să poată fi explicată.
Angajamentele
O imagine financiară corectă trebuie să țină cont și de obligațiile deja asumate, nu doar de sumele deja plătite.
Transparența financiară utilă nu înseamnă doar publicarea unei sume totale. Înseamnă posibilitatea de a compara aprobatul cu realizatul.
Când trebuie să poată vedea membrii informațiile financiare?
Regulile A.L.E. stabilesc un calendar de transparență financiară internă.
Bugetul anual
Forma aprobată trebuie pusă la dispoziția membrilor în spațiul intern în termenul prevăzut de regulile de transparență.
Execuția trimestrială
Membrii trebuie să poată vedea periodic comparația dintre buget și realizare, inclusiv explicațiile pentru abaterile relevante.
Cotizațiile
Încasările se prezintă agregat, astfel încât să poată fi urmărite totalurile și evoluția fără divulgarea contribuției individuale a membrilor.
Plățile
Cheltuielile trebuie prezentate pe categorii și, atunci când este relevant, pe centre de cost ori proiecte, astfel încât să poată fi comparate cu bugetul.
Transparența financiară față de membri nu înseamnă publicarea pe internet a situației financiare individuale a fiecărui membru.
Cine poate cheltui banii A.L.E.?
Răspunsul corect nu este „Președintele” și nici „Trezorierul”.
Depinde de natura operațiunii, de buget, de valoare și de organul căruia Statutul îi atribuie competența.
Organul competent aprobă
Cheltuiala sau angajamentul trebuie să se încadreze în competența și plafoanele aplicabile.
Trezorierul verifică
Trezorierul urmărește veniturile, cheltuielile și execuția, verifică documentele și încadrarea financiară, fără a deveni prin aceasta unic decident.
Președintele exercită semnătura în limitele competenței
Semnătura nu poate înlocui aprobarea prealabilă a organului care trebuia să decidă operațiunea.
Comisia de cenzori controlează
Controlul financiar intern este distinct de administrarea curentă și nu se confundă cu verificarea documentară făcută înaintea unei plăți.
O plată importantă nu trebuie să depindă de o singură persoană
Regulile financiare A.L.E. folosesc separarea responsabilităților și, pentru operațiunile cărora li se aplică, regula celor două semnături.
Prima verificare
Trebuie să existe aprobarea competentă și justificarea operațiunii.
Verificarea financiară
Trezorierul verifică documentația și condițiile financiar-bugetare care îi revin.
Autorizarea
Operațiunea este semnată și contrasemnată potrivit regulilor aplicabile, fără ca una dintre semnături să o substituie pe cealaltă.
Urma documentară
Contractul, factura, recepția, aprobarea și plata trebuie să rămână legate într-un dosar verificabil.
Două semnături nu repară însă o cheltuială care nu avea buget, competență sau aprobare.
Când A.L.E. cumpără un serviciu, membrii trebuie să poată înțelege de ce
Un contract semnificativ nu trebuie redus la informația „s-a făcut o plată”.
În regimul de transparență aplicabil membrilor trebuie să poată fi urmărite elemente precum:
obiectul contractului;
durata;
valoarea;
furnizorul sau partenerul;
procedura de selecție;
și justificarea interesului sindical.
Transparența contractului nu înseamnă divulgarea nejustificată a datelor personale, secretelor comerciale sau informațiilor care ar prejudicia legitim Sindicatul.
„Îl cunoaștem pe furnizor” nu este o procedură de achiziție
Atunci când A.L.E. cumpără bunuri sau servicii trebuie analizate proporțional valoarea, necesitatea, ofertele, costul total, capacitatea furnizorului, riscurile și eventualele conflicte de interese.
Necesitatea trebuie justificată
Cheltuiala trebuie să răspundă unei nevoi reale a organizației și să fie compatibilă cu bugetul și scopul sindical.
Valoarea trebuie verificată
Achizițiile nu trebuie fragmentate artificial pentru evitarea unei proceduri sau a unui nivel de aprobare.
Conflictul de interese trebuie declarat
Persoana care are un interes personal în alegerea unui furnizor nu trebuie să participe ca și cum ar fi neutră.
Recepția trebuie să fie reală
Plata unui serviciu trebuie să poată fi legată de ceea ce a fost efectiv livrat sau executat.
Cine verifică financiar conducerea?
Comisia de cenzori.
Controlul financiar propriu al organizației sindicale este exercitat prin Comisia de cenzori, potrivit legii și Statutului.
Asta înseamnă că Biroul Executiv nu își poate valida singur propria administrare financiară și nu poate transforma raportul cenzorilor într-un raport al conducerii.
Cenzorii verifică
Au acces la documentele necesare controlului în limitele mandatului lor.
Cenzorii raportează
Concluziile controlului aparțin Comisiei și trebuie păstrate distinct de eventualul punct de vedere al conducerii.
Dacă Biroul Executiv nu este de acord cu o constatare, poate formula propriul punct de vedere. Nu poate rescrie concluzia controlului.
Ce informații trebuie să poată verifica membrii?
Bugetul
Veniturile pe surse și cheltuielile pe destinațiile aprobate.
Execuția
Comparația dintre buget și realizarea efectivă, cu explicațiile relevante.
Cotizațiile agregate
Numărul membrilor plătitori, suma agregată și evoluția, nu situația individuală a fiecărui membru.
Plățile agregate
Categorii de cheltuieli și centre de cost suficiente pentru compararea cu bugetul.
Contractele semnificative
Elementele necesare pentru a înțelege ce a fost contractat, cu cine, pentru cât și de ce.
Rapoartele de control
Concluziile Comisiei de cenzori și celelalte rapoarte publicabile în condițiile aplicabile.
Transparență financiară nu înseamnă publicarea tuturor datelor pe internet
Aici trebuie făcută o diferență importantă între pagina publică și spațiul destinat membrilor.
Pe site-ul public
Explicăm regulile, sistemul de control, principiile financiare și publicăm documentele ori sintezele aprobate pentru acces public.
În spațiul membrilor
Poate exista acces la un nivel mai detaliat de informații financiar-bugetare, potrivit Statutului și regulamentului de transparență.
Nu publicăm nejustificat:
situația individuală a cotizației unui membru;
conturi bancare și date de plată protejate;
datele personale ale furnizorilor persoane fizice ori ale personalului;
semnături și identificatori;
informații comerciale protejate;
sau elemente a căror divulgare creează un risc real pentru A.L.E. ori pentru membri.
Transparența trebuie să permită controlul banilor fără să transforme datele protejate în informație publică.
Mandatul sindical nu înseamnă automat remunerație
Dacă o funcție sau un mandat este remunerat, plata trebuie să rezulte din cadrul statutar și financiar aplicabil perioadei respective.
Trebuie să existe, după caz:
politica anuală aplicabilă;
buget și plafon disponibil;
hotărârea organului competent;
verificarea conflictelor de interese;
documentarea activității;
documentele financiar-contabile;
tratamentul fiscal;
și înregistrarea în raportarea de transparență aplicabilă.
O funcție eligibilă pentru remunerare nu creează singură dreptul persoanei la o anumită sumă.
Ce se întâmplă dacă apare o neregulă?
O cheltuială fără aprobare.
Depășirea bugetului.
Un conflict de interese nedeclarat.
O recepție fictivă.
O plată fără documentele obligatorii.
Folosirea personală a resurselor.
Împiedicarea controlului.
Aceste situații nu trebuie „acoperite” prin completarea ulterioară informală a dosarului.
Operațiunea trebuie oprită sau remediată în condițiile aplicabile, documentele trebuie conservate, iar structurile competente trebuie informate.
Constatarea financiară nu înseamnă însă automat stabilirea unei vinovății disciplinare, civile sau penale. Fiecare formă de răspundere aparține structurii ori autorității competente.
Ca membru, ce întrebări poți pune?
Nu trebuie să fii contabil pentru a cere explicații.
Cât s-a aprobat?
Care era bugetul pentru această categorie?
Cât s-a cheltuit?
Care este execuția și cât a rămas disponibil?
Cine a aprobat?
Operațiunea aparținea competenței persoanei sau organului care a decis-o?
Pentru ce?
Ce nevoie sindicală justifică respectiva cheltuială?
Cum a fost ales furnizorul?
Procedura aplicabilă și eventualele conflicte de interese au fost gestionate?
Cine a verificat?
Există verificarea financiară și, atunci când este cazul, controlul Comisiei de cenzori?
Transparența internă nu înlocuiește contabilitatea legală
A.L.E. trebuie să țină evidența veniturilor și cheltuielilor și să își organizeze contabilitatea potrivit legislației aplicabile persoanelor juridice fără scop patrimonial.
Situațiile financiare, documentele justificative, inventarierea și obligațiile fiscale au propriile cerințe legale.
Raportul public sau raportarea către membri nu înlocuiesc documentele contabile și nici controlul prevăzut de lege.
Verifică mai departe
Cotizație și contribuții
Vezi cât și când contribuie un membru și cum funcționează metodele de plată.
Guvernanță
Vezi cine aprobă, cine execută și cine controlează deciziile A.L.E.
Integritate și etică
Vezi regulile privind conflictele de interese, furnizorii și utilizarea funcției.
Transparență
Vezi sistemul general prin care membrii pot verifica activitatea organizației.
Banii Sindicatului trebuie să lucreze pentru scopul Sindicatului
Resursele sunt necesare pentru ca A.L.E. să poată negocia, apăra, organiza și construi servicii pentru membri.
Dar orice resursă aduce și o obligație de răspundere.
Trebuie să existe buget.
Trebuie să existe aprobări.
Trebuie să existe documente.
Trebuie să existe control.
Și membrii trebuie să poată verifica.
Nu promitem că fiecare leu produce imediat un beneficiu individual. Promitem că fiecare leu trebuie să poată fi explicat.
A.L.E. – ALIANȚA LUCRĂTORILOR DIN ENERGIE
WE'VE GOT THE POWER.